Boekhoudkantoren met 10 tot 50 medewerkers op Odoo · België en Frankrijk
Laat AI de aankoopfacturen verwerken. Houd de controle, en het bewijs.
De AI stelt voor, uw regels beslissen, een aangewezen reviewer keurt uitzonderingen goed. Elke actie, goedkeuring en weigering laat een ondertekend ontvangstbewijs na dat u offline kunt controleren, zonder ons.
Vul drie cijfers in. De berekening gebeurt in uw browser; er wordt niets verzonden of bewaard.
Beveiliging en architectuur: uw gegevens blijven bij u
Wat in elke pilot aanwezig is. U kunt elk punt zelf controleren.
Een gestructureerde, gedocumenteerde en controleerbare manier van opleveren: elke stap wordt vastgelegd, en de overdracht wordt door uw kantoor goedgekeurd en ondertekend.
De AI draait in uw eigen Europese cloud
Het AI-model en de gateway draaien op een server in het eigen cloudaccount van uw kantoor, in de EU: standaard Scaleway, door u betaald en onder uw controle. Uw facturen worden daar verwerkt; ze worden niet naar VitaProof gestuurd.
VitaProof bewaart geen klantinhoud
Ontvangstbewijzen en markeringen registreren alleen structuur (wie handelde, als identificator; in welke rol; via welk goedkeuringstraject) en vastleggingen versleuteld met een sleutel die alleen u bezit. Nooit factuurgegevens: geen bedragen, geen leveranciers, geen lijnen.
Geen toegang voor VitaProof na de overdracht
De installatie gebeurt op testgegevens, met een tijdelijke sleutel die u zelf aanmaakt. Bij de overdracht verwijdert u die sleutel; een controle somt elke resource in uw cloudaccount op, bevestigt dat onze installatietoegang verdwenen is en legt dat vast, voordat er klantgegevens geladen worden. Er bestaat geen noodtoegang.
Ondertekende updates die u aanvaardt
Elke update is een ondertekend pakket, opgenomen in een publiek transparantieregister (Sigstore) met bewijs van hoe het gebouwd is (SLSA). Uw reviewer ziet de wijziging en moet ze aanvaarden vóór de installatie, en terugdraaien kan altijd.
De auditor van uw kantoor kan de broncode en de architectuur op aanvraag inzien, onder een geheimhoudingsovereenkomst. Installatiegidsen en checklists in het Nederlands, Frans en Engels.
Onderhoud op afstand, zonder toegang tot uw gegevens
Er is geen toegang op afstand tot uw systemen nodig. Onze onderhoudsagent publiceert ondertekende versies en herstelrecepten: een vaste set toegelaten bewerkingen (een instelling wijzigen, regels bijwerken, herstarten, terugdraaien, een zelftest uitvoeren), zonder shell en zonder mogelijkheid om willekeurige commando's uit te voeren of uw gegevens te lezen.
De updater in uw omgeving installeert ze pas na akkoord van uw reviewer, en kan terugdraaien.
Wat uw omgeving verlaat: de versleutelde vastleggingen hierboven en statuscodes (bijvoorbeeld "Odoo-login geweigerd"), zonder inhoud. Een controle van de logs zorgt ervoor dat er via logs geen klantinhoud naar buiten gaat.
Als er iets misloopt, reproduceren we het op een synthetische factuur met dezelfde vorm en valse waarden, nooit op uw document.
De getuigedienst wordt gehost op Google Cloud in België (regio europe-west1). Hij ontvangt geen klantgegevens: alleen cryptografische vingerafdrukken (vastleggingen met sleutel) van de structuur van de verwerking, die niet aan uw gegevens te koppelen zijn zonder de sleutel die alleen uw kantoor bezit.
Wat VitaProof doet
Een gateway in uw eigen infrastructuur, tussen uw AI-tools en uw boekhouding, plus de menselijke kant die het doet werken.
Controle
De AI stelt voor; uw regels beslissen (drempels, leveranciers, bedragen). Boven uw drempel keurt een aangewezen reviewer goed of weigert; geen antwoord binnen de termijn geldt als weigering.
Bewijs
Een ondertekend ontvangstbewijs (Ed25519) voor elke actie, goedkeuring en weigering: wat de AI voorstelde, volgens welke regel, wie besliste. Offline controleerbaar, zonder VitaProof. De hashes van de controlepunten worden medeondertekend en verankerd door een getuige die VitaProof zelf beheert en die alleen structuur ontvangt, nooit klantgegevens.
Duidelijke rollen, een briefing van een uur voor de reviewers, een AI-charter toegepast in de workflow, en een maandelijkse review die elke fout indeelt: AI, mens, proces of tool.
Wat u niet krijgt van Odoo, Pennylane of Dext alleen
Deze tools doen hun werk goed. VitaProof komt er bovenop; het vervangt er geen enkele.
Audittrail van Odooauditlog en onveranderlijkheid
✔ Registreert wijzigingen en vergrendelt geboekte verrichtingen met een hashketen.
➜ Legt op zich geen gemeenschappelijke goedkeuringsregel op voor al uw AI-tools, en bewaart geen ontvangstbewijs van wat de AI voorstelde en wat geweigerd werd, controleerbaar buiten Odoo.
Wat VitaProof toevoegt: één set regels voor al uw tools, een aangewezen reviewer voor uitzonderingen, ondertekende ontvangstbewijzen controleerbaar buiten elke tool, en de menselijke kant (rollen, briefing, maandelijkse review).
Hoe de pilot verloopt
Gratis diagnose (20 minuten). Uw behoefte, uw volumes, uw minuten per factuur, uw regels voor AI-gebruik. Binnen 48 uur een schriftelijk rapport met uw cijfers, om te houden, ook als u niet verder gaat.
Voorstel, live toegelicht. Drie opties (Basis, Aanbevolen, Volledig), elk gebouwd op de waarde die de diagnose vond, zodat u klein kunt starten en kunt opschalen. De prijs staat alleen in het voorstel.
Pilot van 4 weken in fasen, op een Odoo 18/19-testdatabank. Hij start in een afgeschermde omgeving op synthetische testfacturen die u kunt controleren, en gaat dan over naar een beperkt aantal geanonimiseerde facturen (of echte facturen, alleen met de schriftelijke toestemming van uw klant, omwille van het beroepsgeheim). U controleert de precisie en de regels vóór elk gebruik in productie. Eén workflow (aankoopfacturen), uw drempels, een aangewezen reviewer, een meting voor en na.
Resultatennota gestaafd met de ondertekende ontvangstbewijzen. Wordt het afgesproken doel niet gehaald, dan stopt u daar. Gaat u binnen 3 maanden verder, dan wordt de pilotprijs verrekend met de volgende fase.
Om vóór de afsluitperiode te starten, moet de pilot vóór half december beginnen.
Wat we niet beloven
Geen certificering, en geen bewering van conformiteit met de AI Act, de AVG of een beroepsregel. De pilot levert bewijs van toezicht; of dat aan een bepaalde regel voldoet, beoordeelt u met uw adviseur.
De connector voor aankoopfacturen is getest op Odoo 18 en 19, op testdatabanken; uw pilot kan het eerste gebruik bij een kantoor zijn.
Geen toegang geldt na de overdracht: tijdens de installatie gebruiken we een tijdelijke sleutel die u zelf aanmaakt, alleen op testgegevens. Als u ons zelf een document stuurt, valt dat onder de verwerkersovereenkomst, niet onder dit ontwerp.
De getuige die de controlepunten medeondertekent, wordt beheerd door VitaProof; het is geen onafhankelijke derde.
Geen gegarandeerde besparing: de uren hierboven zijn schattingen; de pilot meet de uwe. Geen fiscaal advies.
Wie zit achter VitaProof
Ik ben Youssef Asqarray, oprichter van VitaProof. Ik kom uit het advies rond O&O-belastingkredieten bij Leyton, waar ik leerde technisch werk zo te documenteren dat een auditor of adviseur het kan volgen. Ik bouwde de gateway van VitaProof zodat AI binnen geschreven regels werkt en elke actie een controleerbaar spoor nalaat.
Laten we beginnen met uw cijfers
20 minuten, zonder verkooppresentatie: u vertrekt met een schatting van wat het probleem u kost.
VitaProof